Red Extranet

Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella, usualmente utilizando Internet y sus protocolos. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero sí tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías. 

Surgimiento

El término de la extranet fue utilizado por primera vez a finales de los años 90, se empezó a utilizar en varias industrias y empresas, con el fin de que a ciertos documentos pudieran acceder vía red ciertos trabajadores autorizados de estas empresas.

Pero, el término de la extranet fue definido por el que fuera primer ejecutivo de Netscape Communications Corporation Jim Barksdale y el cofundador de dicha empresa Mark Andreesen.

Sus principales Características

• Procesos y flujo de trabajos mas ágiles: Intercambiar grandes volúmenes de datos utilizados.
• Proyectos y aprendizajes en colaboración: Colaborar con otras compañías en esfuerzos conjuntos, para desarrollar y utilizar junto programas de capacitación.
• Archivos y documentos compartidos: Compartir catálogos de productos con mayoristas, distribuidores, o empresas miembros de sus canales de comercialización.
• Red de computadoras: Proveer y acceder a servicios provistos por una compañía o a un grupo de compañías - clientes, compartiendo noticias y novedades asociadas.

Funcionamiento

Para explicar cómo funciona una Extranet piense en una empresa dedicada a la venta de medicinas, con representantes de ventas y clientes en distintos puntos de su país y de Europa. En la manera tradicional de hacer pedidos, los vendedores visitan a los clientes y toman sus pedidos en forma directa; posteriormente, envían esta información vía telefónica o por fax. Por esta razón, los costos de teléfono para las sucursales son muy altos. Una desventaja grave de este sistema es que los clientes no pueden conocer el estatus de sus pedidos a menos que se comuniquen con los vendedores, y éstos a su vez se comuniquen con la matriz, y después se pongan en contacto de nuevo con los clientes. Utilizando una Extranet, este proceso se facilita, se hace más eficiente, rápido y transparente.

Cada orden puede ser realizada por medio de Internet utilizando sistemas de transacción segura. La aplicación para los pedidos puede estar en su Extranet para que sus vendedores registren las órdenes de compra y sus clientes hagan consultas o realicen cambios en sus pedidos (conocer el estatus, seleccionar formas de envío y pago).

Para controlar el acceso, cada persona que la use necesita estar registrada en el sistema y tener una clave de entrada asignada por su compañía.

Para mayor seguridad, es conveniente establecer distintos niveles de permisos de acceso, por ejemplo, algunos para clientes y otros para vendedores.

Ahora bien, al realizar la orden de compra, la información se registrará a través de Internet en una base de datos a la que tienen acceso todas las personas involucradas en el proceso dentro de la compañía. Así se pone en marcha el proceso de manera inmediata en lugar de tener que esperar a que se capturen los datos en la matriz y después se envíen a la persona responsable de iniciar el proceso. Además, al estar informados todos los involucrados, no es necesario esperar a que se termine un paso para realizar el siguiente.

Asimismo, al establecer una orden de compra automáticamente puede asignarse un número a la transacción. Este número le servirá al cliente para consultar, por medio de Internet, en cualquier momento, en qué etapa se encuentra su pedido. Si está en producción, listo para enviarse, o si ya se envío y si así fue, por qué medio y cuánto tiempo tardará en llegar. Este es sólo un ejemplo simple de lo que se puede hacer por medio de una Extranet. Contacte a su proveedor de soluciones de tecnología para conocer la forma en que su empresa puede implementarla.

Desde el punto de vista de la gestión empresarial se pueden enmarcar las Extranet en el nuevo contexto el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de producción, estableciendo más asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de información. Además demandan información oportuna -en tiempo real, a ser posible- y fiable -tomada de la fuente de donde surge-.

Este marco de negocios, más propicio a la colaboración, arranca de conceptos bien establecidos como el Just in Time, mediante el cual los proveedores tienen que estar sincronizados con los clientes para que los pedidos estén siempre a tiempo.

Aplicaciones

• Creación de foros.
• Compañías empresariales participan y desarrollan programas educativos o de formación.
• Para compañías que son parte de un objetivo común de trabajo, mediante la extranet, pueden dirigir y controlar los proyectos comunes.
• Una empresa puede participar en redes de conocimiento junto con universidades, asociaciones y demás centros en programas de formación, en actividades de investigación y desarrollo, en bolsas de trabajo, etc.

Diseño de una Extranet

La gran pregunta en el diseño de una Extrantet es: ¿Qué información incluir? Hay que posicionarse en un sector concreto -un banco, un supermercado o una gasolinera- y plantearse las preguntas siguientes: a los clientes y proveedores: a) ¿qué información podría interesarles? b) ¿puedo dársela? c) ¿qué necesidades de información tratan de satisfacer las Extranet?

Algo básico que casi todas las Extranet incluyen es información sobre los productos, las tarifas, condiciones comerciales y promociones. En otras ocasiones lo que se pretende es reducir el tiempo para introducir un producto en el mercado y uno de los tiempos que se pueden minimizar es el de darlo a conocer a los clientes.

Ejemplos de Extranets

Seguimiento de pedidos en línea (on line) ¿Dónde está la mercancía solicitada? ¿Está ya en camino o ha surgido algún problema? Cuanto antes se sepa, más pronto se podrá actuar. Los principales operadores logísticos, que han preparado su Intranet para comportarse como una Extranet, permiten al cliente conocer un seguimiento on line del envío.

Desde la web de los principales operadores logísticos, como:

• Correos de España (http://www.correos.es/)
• DHL (http://www.dhl.es/)

se puede realizar un seguimiento de los paquetes enviados a lo largo de su itinerario, en cualquier momento y desde todo el mundo, además de conocer las tarifas según sea su peso.

Beneficios Empresariales

• Permite hacer transacciones seguras entre los sistemas internos de la empresa.
• Mediante aplicaciones de la Extranet los trabajadores de la empresa pueden obtener fácil y rápidamente la información sobre los clientes, proveedores y socios.
• Reducción de costes y ahorro temporal como económico para la empresa
• Totalmente basada en Internet.
• Desarrollado en cualquier herramienta de programación.
• Independiente del motor de Base de datos
• Dirección en Internet bajo su propio dominio.
• Conexión de base de datos del sistema contable de la empresa al sistema ( opcional).
• Diseñada armónicamente con el mismo estilo del sitio web de su empresa

Similitudes y diferencias con Internet e Intranet

• El principal aspecto en común entre estos tres términos es que los tres utilizan la misma tecnología.
• Las diferencias de la extranet con Internet y la Intranet se dan principalmente en el tipo de información y en el acceso a ella. Además, una extranet requiere mayor seguridad e implica acceso en tiempo real a los datos, ya que estos tienen que estar actualizados.
• La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como externos, pero la información que se encuentra en la extranet es restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan permiso.
• En cambio a la intranet solo acceden los empleados y las áreas internas de la empresa y permite el intercambio de información entre los trabajadores. Por último, a la internet puede dirigirse cualquier usuario y tiene distintos usos, como recabar información de los productos, contactar con cualquier persona de la empresa, etc.

Clientes y proveedores

Si el negocio vende directamente al público -un supermercado, una cadena de tiendas, una empresa turística- seguro que a los proveedores les gustaría conocer datos reales de las ventas, según se van produciendo. Esa información pasa de las cajas registradoras al sistema de información del referido negocio, y de ahí a los proveedores, vía Extranet.

Una Extranet puede permitir a dicho proveedor consultar las existencias en stock de su producto accediendo al referido sistema de información. Por ejemplo, si apunta más directamente al sistema de información contable del negocio, se puede comentar la posibilidad de que un cliente consulte a través de la Extranet la situación de un pedido, o un proveedor la situación de una factura o el estado de cuentas. Ello puede lograr una reposición más rápida y mejorar los días de facturación.

Bancos electrónicos

La banca electrónica proporciona uno de los ejemplos más antiguos sobre el concepto de compartir información con el cliente. El banco deja acceder a su sistema de información para conocer u operar con las cuentas. Con la llegada de Internet, casi todos los bancos están permitiendo que de esta forma se acceda; es decir, es una forma de Extranet.